Alkukartoitus ja projektin ideointi
MusiikkiHelmi kartoitti asiakkaan tilaisuuden tarpeet, tavoitteet ja kohderyhmän ja teki tämän jälkeen taustatyön ja ideointityön jälkeen ehdotuksen asiakkaalle tilaisuuden toteuttamistavoista. Asiakkaan kanssa käydyn palaverin tuloksena valittiin asiakkaan tavoitteita parhaiten palveleva tapahtumakokonaisuus, johon kehitettiin punainen lanka ja teema, jonka pohjalle tilaisuus suunniteltiin.
Tuotantoprosessi
Tilaisuuden paikaksi MusiikkiHelmi valitsi Suomenlinnasta merellisen juhlatilan. Tunnelmaksi haluttiin intiimi ja lämmin tunnelma ja valittu paikka täytti erinomaisesti toiveet. MusiikkiHelmi hoiti tilavarauksen sekä siihen liittyvät neuvottelut ja organisointityön. Tilaisuuden somistuksen teemaksi MusiikkiHelmi ammensi ideansa paikan inspiroivasta ympäristöstä ja suunnitteli tilaan merellisen somistuksen, jossa oli mm. luovalla tavalla käytetty eri luonnon elementtejä hyväksi. Illalliseksi suunniteltiin herkullinen gourmet ateria, jonka valinnassa näkyi myös merellisyys. Ranskalaiset huippukokit esittelivät tilaisuudessa aterian, joka oli yksi illan upea ohjelmanumero.
Kutsuttaville suunniteltiin kutsukortit, joihin MusiikkiHelmi loi yhtenäisen visuaalisen ilmeen sekä tekstin. Samaa visuaalista ilmettä käytettiin myös pöytien ruokamenu -korteissa. Artistivalinnassa huomioitiin artistit sekä ohjelmanumerot, jotka parhaiten sopivat ko. tilaan ja tukivat asiakkaan haluamaa tunnelmaa. Tervetuliais musiikiksi tunnelmaa luomaan MusiikkiHelmen jousitrio soitti MusiikkiHelmen suunnittelemaa pehmeätä ja akustista musiikkia, joka oli voimakkuudeltaan sopivaa seurustelun taustaksi.
Tilaisuuteen erityisesti suunnitellusta musiikkimenu ohjelmalehtisestä vieraat pystyivät seuraamaan, mitä musiikkia jousitrio soitti. Musiikiksi valittiin elokuvamusiikin helmiä, klassikkoballadeja sekä tunnettuja ulkomaisia ja suomalaisia ikivihreitä. Tilaaja toivoi loppuiltaan menevämpää tunnelmaa. Tilaan ja tunnelmaan valittiin sopiva tanssiyhtye ja musiikkiohjelmisto. Loppuillasta vieraat pääsivätkin irrottelemaan tanssilattilalla finnhitsien, tunnettujen iskelmäkappaleiden ja ulkomaisten hittikappaleiden parissa!
Arviointi
Tilaisuuden jälkeen tehtiin palautearviointi, joka käytiin asiakkaan kanssa läpi. Arviointiin oli mahdollista liittää myös tapahtuman jälkeen vieraille suoritettava kysely tilaisuuden onnistumisesta, joka myöhemmin analysoidaan yhdessä asiakkaan kanssa. Näin saadaan tärkeä ja arvokas tieto talteen, jota asiakas voi hyödyntää myöhemmin.
